Ľudské Zdroje

Komunikácia v manažmente zmien

Komunikácia je kľúčová, keď chcete, aby sa ľudia zmenili

Business People Meeting Konferencia Diskusia Firemný koncept

••• Rawpixel / Getty Images



Nemôžete prehnane komunikovať, keď žiadate svoju organizáciu o zmenu. Každý úspešný senior manažér, ktorý viedol úspešný riadenie zmien úsilie vyjadruje potrebu nadmernej komunikácie počas zážitku zmeny a robí toto tvrdenie spätne.

Neexistuje žiadna organizácia, v ktorej by boli zamestnanci úplne spokojní komunikácia . Komunikácia je jednou z najťažších otázok v organizáciách. Je to oblasť, na ktorú sa zamestnanci najčastejšie sťažujú pri organizačných zmenách a každodennej prevádzke. Dôvod?

Efektívna komunikácia si vyžaduje štyri komponenty, ktoré spolu dokonale spolupracujú, aby vytvorili zdieľaný význam, obľúbenú definíciu komunikácie.

  • Jednotlivec odosielajúci správu musí prezentovať správu jasne a podrobne a vyžarovať bezúhonnosť a autentickosť.
  • Osoba prijímajúca správu sa musí rozhodnúť počúvať, klásť otázky kvôli jasnosti a dôverovať odosielateľovi správy.
  • Zvolený spôsob doručenia musí vyhovovať okolnostiam a potrebám odosielateľa aj príjemcu.
  • Obsah správy musí na určitej úrovni rezonovať a spájať sa s už zaužívanými presvedčeniami príjemcu (zamestnanca). Musí obsahovať informácie, ktoré chce zamestnanec počuť. Musí odpovedať na otázky zamestnanca, ktoré si najviac váži a na ktorých mu najviac záleží.

Keď sa toto všetko deje v akejkoľvek komunikácii, je divu, že organizácie to len zriedka robia dobre? Našťastie odborníci na riadenie zmien poskytli širokú škálu návrhov, ako správne komunikovať počas akýchkoľvek organizačných zmien.

Odporúčania týkajúce sa komunikácie pre efektívne riadenie zmien

Vypracujte si písomný komunikačný plán, aby ste zabezpečili, že v rámci vášho procesu riadenia zmien nastanú všetky nasledujúce skutočnosti. Každý z nich je dôležitý, keď žiadate ľudí, aby zmenili svoje doterajšie spôsoby robenia vecí.

Vždy si pamätajte, že ľudia sa neboja ani tak zmeny, ako skôr strach a obavy z nových spôsobov podnikania. Majú tiež určitú oddanosť spôsobu, akým vždy robili prácu predtým. Pri zmene žiadate svojich zamestnancov, aby opustili svoje zóny pohodlia.

  • Komunikujte dôsledne, často a prostredníctvom viacerých kanálov vrátane hovorenia, písania, videa, školenia, skupinových diskusií, násteniek, intranetov a ďalších informácií o zmene.
  • Oznámte všetko, čo viete o zmenách, tak rýchlo, ako sú informácie dostupné. Ujasnite si, že vaša zaujatosť smeruje k okamžitej komunikácii, takže niektoré podrobnosti sa môžu neskôr zmeniť. Povedzte ľuďom, že vašou druhou voľbou je držať všetku komunikáciu, kým nebudete pozitívne vnímať rozhodnutia, ciele a pokrok, čo je pri efektívnom manažmente zmien katastrofálne.
  • Poskytnite ľuďom značné množstvo času na kladenie otázok, vyžiadanie si objasnenia a poskytnutie vstupných informácií. Ak ste niekedy boli súčasťou scenára, v ktorom vodca prezentoval zmeny veľkej skupine prostredníctvom režijných fólií a potom utiekol, viete, aká zlá správa je pre integráciu zmien. Ľudia sa musia cítiť zapojení do zmeny. Zapojenie vytvára záväzok – nič iné nie je počas procesu zmeny také dôležité.
  • Jasne komunikovať vízie , poslanie a ciele úsilia o riadenie zmien. Pomôžte ľuďom pochopiť, ako ich tieto zmeny osobne ovplyvnia. Ak s týmto procesom nepomôžete, ľudia si vymyslia svoje vlastné príbehy, zvyčajne negatívnejšie ako pravda.
  • Uvedomte si, že skutočná komunikácia je rozhovor. Je to obojsmerné a výsledkom musí byť skutočná diskusia. Nemôže to byť len prezentácia.
  • Lídri zmien alebo sponzori musia tráviť čas konverzáciou jeden na jedného alebo v malých skupinách s ľuďmi, od ktorých sa očakáva, že vykonajú zmeny.
  • Komunikujte dôvody zmien tak, aby ľudia pochopili kontext, účel a potrebu. Praktici nazvali túto budovu nezabudnuteľným, koncepčným rámcom a vytváraním teoretického rámca na podporu zmeny.
  • Odpovede na otázky poskytujte iba vtedy, ak odpoveď poznáte. Lídri zničia ich dôveryhodnosť, keď poskytnú nesprávne informácie alebo sa pri poskytovaní odpovede potknú, či ustúpia. Je oveľa lepšie povedať, že nevieš a že sa to pokúsiš zistiť.
  • Lídri musia počúvať. Vyhnite sa obrane, ospravedlňovaniu a príliš rýchlym odpovediam. Konajte s rozvahou.
  • Ak je to možné, sprístupnite vodcov a sponzorov zmeny, aby sa mohli stretávať s ostatnými na pracovisku.
  • Usporiadajte interaktívne workshopy a fóra, na ktorých môžu všetci zamestnanci spoločne preskúmať zmeny a zároveň sa dozvedieť viac. Využite školenie ako formu interaktívnej komunikácie a ako príležitosť pre ľudí, aby bezpečne preskúmali nové spôsoby správania a nápady o zmene a manažmente zmien. Všetky úrovne organizácie sa musia zúčastniť rovnakých stretnutí.
  • Komunikácia by mala byť proaktívna. Ak je fáma už v akcii, organizácia čakala na komunikáciu príliš dlho.
  • Poskytnite ľuďom príležitosti na vzájomnú sieť, formálne aj neformálne, na zdieľanie nápadov o zmene a manažmente zmien.
  • Verejne skontrolujte merania, ktoré sú zavedené, aby ste zmapovali pokrok v riadení zmien a úsilí o zmenu.
  • Zverejnite odmeny a uznanie za pozitívne prístupy a úspechy v oblasti zmien a riadenia zmien. Oslávte každú malú výhru verejne.