Ľudské Zdroje

Ako poskytnúť spätnú väzbu, ktorá pomôže zamestnancom zlepšiť sa

Vaša spätná väzba má vplyv, keď ju poskytujete s úctou a opatrnosťou

Traja pracovníci továrne na neformálnom stretnutí

••• Jetta Productions/Iconica/Getty Images



ObsahRozbaliťObsah

Poskytnite spätnú väzbu, ktorá má vplyv

Zabezpečte, aby vaša spätná väzba mala taký vplyv, aký si zaslúži, a to spôsobom a prístupom, ktorý používate, keď chcete poskytnúť zamestnancom spätnú väzbu o výkone . Vaša spätná väzba môže ľudí zmeniť, ak sa dokážete vyhnúť vyvolaniu obrannej reakcie.

Najmä na vnímanú negatívnu alebo menej pozitívnu spätnú väzbu majú zamestnanci tendenciu reagovať defenzívne, pretože ľudia majú tendenciu brať spätnú väzbu osobne a nie profesionálne. To odstrašuje vašu schopnosť pomôcť zamestnancovi zlepšiť jeho výkon.

Tieto pokyny vám pomôžu pomôcť zamestnancom rozvíjať ich výkonnosť prostredníctvom pozitívneho využívania spätnej väzby.

Tu je návod, ako môžete najlepšie poskytnúť spätnú väzbu

Efektívna spätná väzba zamestnancov je špecifická, nie všeobecná.

Ak chcete poskytnúť konkrétnu spätnú väzbu, povedzte napríklad: „Správa, ktorú ste včera odovzdali, bola dobre napísaná, zrozumiteľná a veľmi efektívne vyjadrila svoje pripomienky k rozpočtu.“ Nehovorte „dobrá správa“. Toto tvrdenie je príliš všeobecné na to, aby zamestnanec využil informácie na zlepšenie.

Jedným z účelov efektívnej a konštruktívnej spätnej väzby je dať jednotlivcovi vedieť o konkrétnom správaní, ktoré by ste od neho chceli viac vidieť. Všeobecná spätná väzba, ako je potľapkanie po pleci, spôsobuje, že sa zamestnanec na chvíľu cíti dobre, ale nerobí dobrú prácu pri posilňovaní správania.

Užitočná spätná väzba sa vždy zameriava na konkrétne správanie.

Chcete konkrétne identifikovať správanie, ktoré si vyžaduje zlepšenie, nie na osobe alebo jej zámeroch. (Keď ste sa zúčastnili súťažných rozhovorov počas stretnutia zamestnancov, kým Mary mala slovo, rozptýlili ste pozornosť ostatných prítomných . Výsledkom bolo, že Maryina pointa sa čiastočne minula.)

Najlepšia spätná väzba je poskytovaná úprimne a čestne, aby pomohla.

Verte tomuto tvrdeniu. Ľudia budú vedieť, či dostávajú spätnú väzbu z akéhokoľvek iného dôvodu. Väčšina ľudí má vnútorný radar, ktorý dokáže ľahko odhaliť neúprimnosť. Majte to na pamäti, keď ponúkate spätnú väzbu.

Úspešná spätná väzba popisuje akcie alebo správanie, s ktorým môže jednotlivec niečo urobiť.

Nikdy by ste napríklad neposkytli spätnú väzbu, ak môžete, poskytnite mu akékoľvek nástroje, školenia, čas alebo podporu, ktoré daná osoba potrebuje na úspešné vykonávanie tak, ako potrebujete.

Ak je to možné, požadovaná spätná väzba je účinnejšia.

Požiadajte o povolenie poskytnúť spätnú väzbu. Povedzte: 'Rád by som vám poskytol spätnú väzbu k prezentácii, je to podľa vás v poriadku?' To dáva príjemcovi určitú kontrolu nad situáciou, ktorá je žiaduca. Možno by príjemca mohol povedať: „A čo zajtra? Rád by som premýšľal o svojom výkone cez noc.

Poskytnite spätnú väzbu, ktorú môže príjemca použiť.

Keď zdieľate informácie a konkrétne pozorovania, poskytujete spätnú väzbu, ktorú môže zamestnanec použiť.

Nezahŕňa rady, pokiaľ nemáte povolenie alebo ak o radu nebolo požiadané. Opýtajte sa zamestnanca, čo by mohol urobiť inak ako výsledok spätnej väzby. S väčšou pravdepodobnosťou pomôžete zamestnancovi zmeniť jeho prístup, ako keď zamestnancovi poviete, čo má robiť alebo ako sa má zmeniť.

Poskytnite spätnú väzbu blízko udalosti.

Či už je spätná väzba pozitívna alebo konštruktívna, poskytnite informácie čo najbližšie k udalosti. Efektívna spätná väzba je dobre načasovaná tak, aby si zamestnanec mohol spätnú väzbu jednoducho prepojiť so svojimi činmi. Musieť sa spamätať o pár dní neskôr nie je ideálne.

Efektívna spätná väzba zahŕňa to, čo alebo ako sa niečo urobilo, nie prečo.

Pýtať sa prečo sa pýta ľudí na ich osobné veci motivácia a to vyvoláva obranu zo strany osoby prijímajúcej spätnú väzbu. Opýtajte sa, čo sa stalo? Ako sa to stalo? Ako môžete zabrániť takémuto výsledku v budúcnosti? Ako som ti mohol pomôcť lepšie? Čo odo mňa potrebujete v budúcnosti?

Pomocou spätnej väzby skontrolujte, či druhá osoba rozumie tomu, čo ste komunikovali.

Slučka spätnej väzby, ako je položenie otázky zamestnancovi alebo pozorovanie jeho zmeneného správania, vám umožňuje vedieť, že druhá strana pochopila, čo ste komunikovali . Stanovte si čas, aby ste sa opäť stretli a prediskutovali, či spätná väzba zmenila výkon a či sú potrebné ďalšie akcie.

Úspešná spätná väzba je čo najkonzistentnejšia.

Ak sú činy zamestnanca skvelé dnes, budú skvelé aj zajtra. Ak porušenie pravidiel si zasluhuje disciplinárne konanie , mala by si vždy zaslúžiť disciplinárne konanie – za tohto zamestnanca alebo iného zamestnanca s podobným výkonom. Zmiešané správy neprinášajú žiadne výsledky.

Tipy na poskytovanie čo najefektívnejšej spätnej väzby

Keď poskytnete spätnú väzbu zamestnancovi , majte na pamäti týchto päť tipov.

  1. Spätná väzba sa oznamuje osobe alebo tímu ľudí o vplyve ich správania na inú osobu, organizáciu, zákazníka alebo tím.
  2. Pozitívna spätná väzba znamená povedať niekomu o dobrom výkone. Poskytujte túto spätnú väzbu včas, konkrétne a často.
  3. Konštruktívna spätná väzba upozorňuje jednotlivca na oblasť, v ktorej by sa jeho výkon mohol zlepšiť. Konštruktívna spätná väzba nie je kritika. Je popisný a mal by byť vždy nasmerovaný na uskutočnené akcie, nie na osobu. Napríklad: „Mária, vaša komunikácia počas vašej prezentácie bola príliš hĺbková pre potreby vášho publika. Potrebovali počuť len základy a vy ste zdieľali všetky informácie, ktoré ste mali.“ Aby ste získali účinnú spätnú väzbu, nepovedali by ste: 'Mary, to bola dlhá, nudná reč.'
  4. Hlavným účelom konštruktívnej spätnej väzby je pomôcť ľuďom porozumieť tomu, kde sa nachádzajú očakávané a/alebo produktívne pracovné správanie .
  5. Uznanie za efektívny výkon je silným motivátorom. Väčšina ľudí chce získať viac uznania, takže uznanie podporuje viac oceňovaných činov.